Con las labores del día, el trabajo y otras asignaciones, el manejar una agenda se vuelve sumamente necesario para organizarse y Google Calendar puede ser una gran opción.
Aquí encontrarás algunos consejos que podrán ser útiles para tener un mejor manejo de tu valioso tiempo y que quizás no conocías.
1. Elija la vista que mejor se adapte a su estilo de vida
Google Calendar proporciona una vista estándar de toda la semana de domingo a sábado.
Sin embargo, muchas personas prefieren comenzar su semana en lunes, programar sus citas o tareas exclusivamente entre lunes y viernes, o simplemente mirar sus días laborales.
Dichos calendarios laborales también pueden incluir descansos entre semana.
Para adaptar mejor una visión a su realidad, puede ir al botón superior derecho etiquetado como «Semana» y desactivar «Mostrar fines de semana» o ir a la configuración de la plataforma para elegir qué días tiene su semana y cuándo comienza.
2. Tenga más de un calendario y elija solo los que le interesen
En la configuración de Google Calendar es posible crear nuevos calendarios o explorar y suscribirse a los existentes.
Por ejemplo, el calendario de las fiestas de diferentes religiones (cristiano, judío, ortodoxo, musulmán), calendario deportivo con las fechas de los torneos o competiciones del año (baloncesto, béisbol, fútbol americano, hockey) o las fases de la luna.
Además, en la barra lateral izquierda de la versión web es posible elegir qué calendarios deben estar visibles y activar los demás solo cuando sean de su interés.
3. Comparta su calendario con otra persona
Es posible que esté administrando la agenda de otra persona o la suya de otra persona.
Puede compartir un calendario con Google Calendar para que un usuario sepa las citas de otra persona y no tenga que seguir preguntando sobre su disponibilidad.
Solo es necesario ingresar a la configuración, buscar el nombre del calendario y agregar el correo electrónico de la persona con la que deseas compartir.
Si recibe la invitación, debe activar la opción «Ver calendarios en paralelo» para poder ver ambas citas al mismo tiempo.
4. Destacando eventos pasados
Las fechas límite y los compromisos que se están cumpliendo todavía se mostrarán en la vista del calendario semanal.
Para hacer que la mente se sienta bien frente a esto y permitirle concentrarse en los que aún están por suceder, es posible ir a la Configuración y en “Opciones de vista” marcar “Reducir el brillo de los eventos pasados”. De esta forma no se borrarán pero tampoco resaltarán.
5. Planea en distintas zonas horarias
Si trabajas con equipos en otros lugares del mundo y comúnmente necesitas hacer conversiones de tiempo a una ciudad en específico, puedes activar una zona horaria secundaria desde la configuración general.
Al hacerlo, ambos horarios aparecerán en la parrilla principal de eventos. Si necesitas conocer más de una zona horaria pues trabajas para clientes o sucursales en múltiples lugares del planeta, desde la configuración puedes activar el reloj mundial y añadir cuantas zonas desees.
Las horas saldrán al lado izquierdo de la parrilla de eventos y hasta indicarán con el ícono del sol o de la luna, si es de día o de noche en ese lugar.
6. Recibe un email cada mañana con tu agenda del día
Puedes empezar tu jornada laboral con un mail que resume todos tus compromisos albergados en Calendar.
Para hacerlo, ve a la configuración de tu calendario y en la opción “Otras notificaciones” activa aquella que dice “agenda diaria”.
De esta manera podrás ordenar tus prioridades desde temprano y saber qué tiempos libres tendrás para otras actividades o hobbies.
7. Busca fechas rápidamente con el shortcut “G”
Si estás en la versión web de Calendar y necesitas buscar un evento pasado o futuro que ya tengas programado, puedes teclear la letra “G” para ir de manera rápida y directa.
Con este comando se activará la ventana “Ir a la fecha”, solo debes escribirla para llegar al día exacto. Luego, para volver instantáneamente a la fecha actual, presiona “T”.
8. Ponte metas personales
Desde la versión móvil de Google Calendar es posible crear objetivos como hacer deporte, aprender algo nuevo, sacar tiempo para hablar con amigos y familiares o para actividades como leer y meditar.
Sólo debes hacer clic en el ícono “+”, luego en la opción “objetivo” y responder algunas preguntas como qué quieres hacer, con qué frecuencia y durante cuánto tiempo.
Con esta información, la app encontrará tus tiempos libres y ubicará esta actividad automáticamente en tu calendario para que logres llevarla a cabo.
9. Sácale provecho al buscador de Calendar:
Google Calendar tiene su propia barra de búsqueda para que encuentres fácilmente eventos de los que, por ejemplo, recuerdas sus nombres pero no la fecha en que sucedieron.
Desde la lupa que se encuentra en la parte superior derecha de la versión web es posible también filtrar por tipo de evento, invitados, fechas y lugar.
10. Añade videollamadas en Google Meet
Con Google Calendar es posible crear un evento y añadir desde allí una llamada o videoconferencia en Google Meet, el servicio de videollamadas premium de Google.
Algunas de sus mejores funciones son los subtítulos o captions en tiempo real, la posibilidad de compartir pantalla y la nueva vista de mosaico cuando hay varias personas conectadas.
Puedes descargar Google Calendar con sólo dar clic aquí.
